Kulttuuri & rekry12. toukokuu 2020
Mitä etätyöt ovat opettaneet tiiviille työyhteisölle
Koronapandemian aiheuttama pakollinen ja äkillinen etätyöjakso laittoi meidät kokonaan uuden äärelle. Miten täysin erilaiseen työtapaan tottunut työyhteisö sopeutuisi etätöihin? Miten kävisi yhteisöllisyydelle ja yrityskulttuurille? Koska suunnittelulle ei ollut aikaa, parhaat käytännöt on tullut luotua matkan varrella. Olemme oppineet, että voimme reagoida työelämän muuttuviin tarpeisiin erittäin nopeasti. Tämä huomio vahvistaa entisestään ajatusta siitä, että raskaille prosesseille ja tarpeettomalle hierarkialle ei ole sijaa nykyaikaisessa yrityksessä.
Kun organisaatiota kohtaa suuri muutos, pyydä nopeasti palautetta ja reagoi heti
Kun etätöitä oli takana reilu viikko, pyysimme kaikilta bitwisereiltä pikapalautetta siitä, mikä sujuu ja mikä ei. Ratkoimme mahdollisia ongelmia sitä mukaa kuin niitä ilmeni, jotta uusi arki kotitoimistoilla sujuisi mahdollisimman hyvin. Muutaman etätyöviikon jälkeen toteutimme syväluotaavamman etätyötyytyväisyystutkimuksen, jonka tuloksista saimme arvokasta palautetta nykytilanteesta. Tutkimus laittoi meidät kaikki pureskelemaan nykytilannetta ja analysoimaan omia työtapojamme.
Laitoimme vastauksista kerätyt parhaat etätyövinkit heti jakoon kaikille bitwisereille, jotta mahdollisimman moni hyötyisi niistä. Tutkimuksesta kävi kuitenkin ilmi muitakin kiinnostavia asioita kuin vain parhaat käytännöt. Moni kyselyyn vastannut korosti sitä, kuinka suuri merkitys tiiviillä työyhteisöllä ja toimistolla viihtymisellä on. Työt kyllä sujuvat etänä, mutta työyhteisöä alkaa olla ikävä.
Yhteisöllisyys on yksi Bitwisen yrityskulttuurin kivijaloista. “Yrityskulttuurimme rakentuu yhteenkuuluvuuden ja yhdessä tekemisen ympärille, jonka vuoksi olemme pääsääntöisesti työskennelleet toimistolla. Työyhteisö on monille tärkeä sosiaalinen yhteisö, josta löytyy usein myös kavereita vapaa-ajan viettoon”, kertoo HR-tätimme Katja Nieminen. Toisin kuin useimmissa ohjelmistoalan yrityksissä, me pidämme työntekijämme omalla toimistolla asiakasprojektista riippumatta. Uskomme siihen, että tieto kulkee parhaiten kasvotusten. On paljon matalampi kynnys pyytää apua, pallotella ideoita ja vaihtaa kuulumisia työkavereiden kanssa, kun ihmiset ovat samassa tilassa.
Matala organisaatiorakenne tukee tapaamme tehdä töitä yhdessä, ja panostamme erityisen paljon toimiston viihtyisyyteen. Tavoitteenamme on, että ihmiset haluavat tulla toimistolle. Meillä ei ole suurta hälyistä avokonttoria, vaan työtilat jakaantuvat moneen kerrokseen ja tiimihuoneisiin työrauhan takaamiseksi. Viihtyisissä yhteistiloissa kuten suuressa kahviossa tai biljardipöydän ympärillä taas voi hälistä vaikka koko porukan kesken. “Töissä vietetään suuri osa päivästä, jonka vuoksi olemme halunneet tarjota työntekijöillemme viihtyisät ja ergonomiset työ- ja oleskelutilat. Hieman ehkä jopa luksusta ja sellaisia sisustusratkaisuja, joita ei välttämättä kotiin tulisi valittua. Henkinen ja fyysinen hyvinvointi on äärimmäisen tärkeää, ja asiantuntijatyössä palautumista tulisi tapahtua myös keskellä työpäivää. Palautumiseen ja työn tauottamiseen olemme luoneet erilaisia ja jokaiselle sopivia mahdollisuuksia esimerkiksi rennoilla divaaneilla, hierontatuolilla, moniosaisilla palapeleillä, biljardilla, kuntosalilla ja joogalla”, Katja kertoo.
Erästä etätyökyselyyn vastannutta bitwiseriä siteeraten: “Bitwisen panostus toimiston viihtyisyyteen on 5/5, nyt sen huomaa oikein kunnolla kun on ollut etänä.”
Yhteyden pitäminen on tärkeää
Koronapandemian vuoksi ohjelmistoalalla ei ole tarvinnut tehdä digiloikkaa, sillä useimmat etätyöhön soveltuvat työkalut ovat meillä päivittäisessä käytössä. Moniin perinteisempiin aloihin verrattuna ohjelmistoala on tässä suhteessa täysin valmis etätöihin. Totuttelua on vaatinut ennemminkin se, että emme ole päivittäin kasvokkain tekemisissä työkavereiden kanssa.
Bitwisellä varsinainen jumppa käytiin kommunikoinnin kanssa, joka vaihtui kasvokkain tapaamisista etäyhteyksille. Teams-lisenssejä jaettiin kaikille halukkaille, kuukausi-infot pidetään etänä, Äiti Aurinkoinen toimittaa kuukausiarvontojen herkkupalkinnot kotioville, ja jokainen tiimi on kehittänyt lennosta parhaita tapoja pitää yhteyttä. Esimerkiksi spontaanit Teams-kahvihetket ovat löytäneet tiensä monien bitwisereiden arkipäiviin. Koko toimiston yhteisiä kahvihetkiä ja Äiti Aurinkoisen herkkuja Teams-kohtaamiset eivät tietenkään korvaa, mutta tällaisena aikana yhteiset etäkahvihetket on koettu toimiviksi.
Yhteyttä työntekijöihin pidetään paitsi tiimeissä myös HR:n puolesta. Moni mainitsi tutkimuksessamme, että yhteydenpidon kynnys on korkeampi etänä, joten HR otti puhelimen omaan käteensä. Bitwisen HR-täti soittelee ja viestittelee henkilökohtaisesti etäjakson aikana jokaiselle bitwiserille kyselläkseen kuulumisia. “Kuulumisten kysely puhelimella ja sähköpostilla on ollut aitoa kiinnostusta siihen, että työntekijämme voivat hyvin ja hommat sujuvat myös etänä. Yksinkertaiset ”Mitä kuuluu?” ja ”Miten etätyö on sujunut?” -kysymykset antavat työntekijälle tilaisuuden kertoa tai kysyä asioita, joiden vuoksi he eivät olisi todennäköisesti itse soittaneet minulle”, Katja sanoo.
Vapaamuotoista yhteishengen nostatusta ja harrastustoimintaa etänä
Akuuttiin työkaveri-ikävään on vastattu myös Bitwisen Pöhinätiimin puolesta. Vapaaehtoisista bitwisereistä koostuva Pöhinätiimi ideoi ja toteuttaa työyhteisömme iloksi kaikenlaisia aktiviteetteja. Normaalitilanteessa juoksukerhotoiminta, lautapelisaunaillat, biljardi ja muut tapahtumat vaativat tietysti läsnäoloa. Korona laittoi myös pöhinäläiset pohtimaan viihdetoimintonsa uudelleen.
Etätyöpäivien kahvitaukojen aikana on pelattu ohjatusti esimerkiksi The Jackbox Party Packin eri pelejä ja Cards Against Humanitya. Parhaillaan on suunnitteilla etäleffailta sekä firman yhteinen Minecraft-maailma, jossa voi tavata työkavereita ja rakennella yhdessä.
Perinteinen toimistolla järjestettävä perjantaijoogakin sopeutui korona-aikaan, ja Om Yogan Paula taivuttelee meitä tällä hetkellä etänä. Etäjoogan etuna tässä tilanteessa on se, että koko perhe voi halutessaan osallistua ohjattuun harjoitukseen.
On tullut ihan käytännössä todettua, että yllättävän moni sosiaalinen aktiviteetti onnistuu poikkeustilanteen aikana myös videokuvan välityksellä. Viimeisimpänä esimerkkinä tälle keväälle suunnitellun panimovierailun peruunnuttua myös oluenmaistelu-afterwork siirrettiin Teamsiin.
Työelämä joustaa poikkeuksellisena aikana
Oman mausteensa etätyöaikaan ovat tuoneet monen kohdalla kotona olevat puoliso ja lapset. Koronapandemian aikana tehty etätyö ei aina ole aivan tavalliseen tilanteeseen verrattavissa. Koululainen saattaa tarvita tukea itsenäisesti opiskellessaan, ja taaperoikäinen ei tunne työaikoja. Etätyötyytyväisyystutkimuksemme perusteella perheelliset bitwiserit ovat kokeneet rajanvedon työ- ja vapaa-ajan välillä haasteellisemmaksi kuin yksin tai aikuisen kanssa asuvat.
Joustoilla pyritään mahdollistamaan mutkattomampi kodin ja työn yhteensovittaminen. HR-tätimme kertoo, että etätyöaikojen muokkaaminen jokaisen henkilökohtaisiin tarpeisiin on mahdollista. Tavalliseen arkeen verrattuna se vain vaatii työntekijältä itseltään entistä aktiivisempaa viestintää sekä oman työnsä johtamista: ”Työajan voi joustavasti sijoittaa omaan päivään sopivaksi, kunhan työlle asetetut tavoitteet saavutetaan ja työkaverit tietävät, milloin olet tavoitettavissa. Elämäntilanteet ja -tavat ovat hyvin erilaisia ja saattavat vaatia kekseliäisyyttä ja luovia ratkaisuja arjen pyörittämiseksi. Joku on laatinut arkipäiville koko perhettä koskevan lukujärjestyksen, toinen vuorottelee puolison kanssa lasten hoidossa parin tunnin sykleissä, kolmas aikatauluttaa puolison kanssa yhteiset lounas- ja kahvitauot.”
Mitä olemme oppineet kriisin aikana
Kukaan ei voinut vielä helmikuussa edes kuvitella, millaiseen muutokseen työyhteisömme kevään aikana ajautuu. Viikkoja kestänyt etätyö on kuitenkin osoittanut, että sopeudumme erittäin nopeasti muuttuviin tilanteisiin. Kuluneet viikot ovat lisänneet luottamustamme siihen, että normaalitilanteessakin erittäin itseohjautuva organisaatiomme hanskaa tilanteen kuin tilanteen.
Koska työyhteisömme on normaalioloissa tiivis ja ihmiset tuntevat toisensa henkilökohtaisesti, viestintä on etänäkin luontevaa. Eniten kärsii spontaani ideointi, mutta se on tässä tilanteessa ymmärrettävää. Olemme iloisia, että niin moni kaipaa takaisin toimistolle. Se osoittaa, että Bitwisen panostus toimiston viihtyisyyteen ja yhteishenkeen on onnistunut.
